ISO sənədləşməsi necə hazırlanır?

ISO standartlarının tətbiqində ən vacib mərhələlərdən biri sənədləşmədir. Şirkətin prosesləri, qaydaları, məsuliyyətləri və nəzarət mexanizmləri yazılı formada göstərilməlidir. Buna görə ISO sənədləşməsi sertifikatlaşdırma və idarəetmə sisteminin əsas hissəsidir.

ISO sənədləşməsi yalnız audit üçün hazırlanmış kağızlar toplusu olmamalıdır. Bu sənədlər şirkətin real iş proseslərini əks etdirməli və gündəlik idarəetmədə istifadə olunmalıdır. Revisa MMC şirkətlərə ISO sənədlərinin hazırlanması və sistemə uyğunlaşdırılması üzrə praktik dəstək göstərə bilər.

ISO sənədləşməsinin əsas məqsədi

ISO sənədləşməsinin əsas məqsədi şirkətin standart tələblərinə necə cavab verdiyini göstərməkdir. Sənədlər işlərin necə aparıldığını, kimlərin məsul olduğunu və nəticələrin necə izlənildiyini müəyyən edir.

Düzgün sənədləşmə şirkətdə aydınlıq yaradır. İşçilər hansı qaydalarla işləməli olduqlarını bilir, rəhbərlik isə prosesləri daha rahat idarə edir.

ISO sənədlərinə nələr daxildir?

1. Siyasətlər

Siyasət sənədləri şirkətin ümumi yanaşmasını göstərir. Məsələn, keyfiyyət siyasəti, ekoloji siyasət və ya informasiya təhlükəsizliyi siyasəti hazırlana bilər.

2. Prosedurlar

Prosedurlar müəyyən işlərin hansı ardıcıllıqla aparılacağını göstərir. Satınalma, müştəri şikayətləri, daxili audit, sənəd idarəetməsi və risk idarəetməsi prosedurları buna nümunədir.

3. Təlimatlar

Təlimatlar daha konkret iş addımlarını izah edir. İşçinin hansı əməliyyatı necə yerinə yetirməli olduğunu göstərir.

4. Formalar və qeydlər

Formalar proseslərin qeydiyyatı üçün istifadə olunur. Audit forması, yoxlama siyahısı, risk cədvəli və təlim iştirak siyahısı buna nümunə ola bilər.

ISO sənədləşməsi necə hazırlanmalıdır?

İlk olaraq şirkətin mövcud prosesləri analiz edilməlidir. Hazır sənədlər varsa, onlar standart tələbləri ilə müqayisə olunmalıdır. Daha sonra çatışmayan sənədlər hazırlanmalı və mövcud sənədlər yenilənməlidir.

Sənədlər sadə, aydın və tətbiq oluna bilən formada yazılmalıdır. Çox mürəkkəb sənədlər işçilər tərəfindən istifadə olunmaya bilər.

ISO sənədləşməsində edilən səhvlər

Ən çox edilən səhvlərdən biri internetdən hazır şablon götürüb olduğu kimi istifadə etməkdir. Hər şirkətin fəaliyyəti fərqli olduğu üçün sənədlər də şirkətə uyğun hazırlanmalıdır.

Digər səhv sənədləri real tətbiqdən ayırmaqdır. Əgər sənəddə yazılan qayda işdə tətbiq olunmursa, audit zamanı uyğunsuzluq yarana bilər.

Azərbaycanda ISO sənədləşməsi

Azərbaycanda bir çox şirkət ISO sertifikatı almaq istəyərkən sənədləşmə mərhələsində çətinlik yaşayır. Sənədlərin həm standart tələblərinə, həm də şirkətin real proseslərinə uyğun olması vacibdir.

Revisa.az şirkətlərə ISO sənədləşməsi, prosedurların hazırlanması və sertifikatlaşdırmaya hazırlıq üzrə peşəkar yanaşma təqdim edə bilər.

Nəticə

ISO sənədləşməsi şirkətin idarəetmə sistemini, prosedurlarını və standart tələblərinə uyğunluğunu göstərən əsas prosesdir. Düzgün hazırlanmış sənədlər sertifikatlaşdırmanı asanlaşdırır və şirkətdə nizam yaradır. Revisa MMC bu sahədə müəssisələrə praktik dəstək göstərə bilər.